Wat drijft processen
Aanvankelijk benaderde ik het functioneren van de processen binnen een organisatie vanuit haar organisatiestructuur. In de praktijk bleek dat niet heel behulpzaam, met name bij ondernemingen met een dominante directeur / eigenaar. Veel beter werkte een analyse van processen vanuit een oriëntatie op de markten en producten van een onderneming, in combinatie met een beeld van de feitelijke rol van de voornaamste stakeholders in de onderneming.
Sindsdien beweegt mijn onderzoek naar bedrijfsprocessen zich op vier vlakken: onderneming (hoe functioneert de onderneming in haar omgeving?), business functies (wat moeten de processen bereiken, wat is hun onderling verband?), business processen (met welke proces structuur zijn de business functies ingevuld, en welk(e) proces(sen) dekken welke functie(s) af?) en individu (hoe functioneert het individu binnen het proces, en in hoeverre speelt de oriëntatie van het individu op de business functies en onderneming een rol?). De drie sterk gerelateerde thema's in mijn onderzoek zijn standaardisatie, variabiliteit en informatie. In geval van standaardisatie kan operationele informatie gereduceerd worden tot een beperkt aantal gegevens (alle andere informatie is achtergrond en gaat vooraf aan de procesinrichting), niet gestandaardiseerde omstandigheden vereisen aanvullende operationele informatie. IT is sterk in het eerste maar vaak veel zwakker in het tweede.
Bij business functies ligt de focus op wat er moet gebeuren om de business te realiseren, niet op de manier van uitvoering (dat zijn de business processen). Als voorbeeld: Bij de productie van soep-in-blik komt het fysieke product tot stand in een aantal transformaties: 'grondstofvoorbereiding' - 'samenstellen' - 'homogeniseren' - 'portioneren' - 'primaire verpakking' (en labeling voor de consument) - 'secundaire verpakking' (en labeling voor de handel) - 'tertiaire verpakking' (en labeling voor de logistiek). Elke stap vertegenwoordigt een business functie, onontkoombaar en in een logische volgorde. De functie 'verlenging houdbaarheid' (door verhitte, vriezen, droge, zouten) is praktisch ook altijd aanwezig maar kan op één of meer plekken in de opgesomde rij functies tussengevoegd worden. Business functies zijn nodig om te begrijpen wat er moet gebeuren binnen de onderneming. Zij zijn gekoppeld aan het type producten en markten van de onderneming.
Business functies veranderen wanneer een onderneming een ander type transformaties gaat doen, of wanneer bestaande producten op wezenlijk andere markten geleverd gaan worden. Dit laatste kan extern getriggerd worden, denk aan het in het leven moeten roepen van nieuwe business functie export-afhandeling (en/of import-afhandeling) als gevolg van Brexit voor bedrijven die op UK markten actief waren. Business functies kunnen gelijk blijven wanneer soortgelijke transformaties uitgevoerd worden op een heel ander type product, bij vleeswaren zijn dezelfde functies te onderscheiden als bij soep-in-blik.
Bij business processen ligt de focus op de manier waarop een onderneming het "hoe" van de business functies heeft ontwikkeld in haar structuur van business processen. Daarbij kan één business functie gerealiseerd worden in meerdere processen, of één proces kan meerdere business functies dienen. Omdat functies stabieler zijn dan processen, is het beter om eerst de specifieke kenmerken van de functies en daarna de processen te analyseren. Voor verschillende productgroepen kunnen dezelfde functies op wezenlijk andere manier uitgevoerd worden. Dan ziet het concrete proces er anders uit met als gevolg een andere benadering van procesregistratie, procesmanagement en dus van ook van inrichting van het informatiesysteem.
Het is de uitdaging om in de modellering de stabiliteit van de functies te scheiden van de dynamiek en flexibiliteit van de procesinrichting, mede met het oog op systeembeheer. Mijn streven is om via onderzoek te komen tot een beter begrip van de relaties tussen business zelf, business functies, business processen, en de rol van verschillende soorten informatie in business processen. Het moet leiden tot een vermindering van complexiteit van modellen en oplossingen, alsmede een verbetering van flexibiliteit, ontwikkeling en onderhoudbaarheid van IT systemen.