Analyse

Goede analyse van eisen, wensen, processen en mogelijkheden in een IT project is essentieel en uitdagend. Het risico is dat daarbij teveel vanuit IT perspectief gekeken wordt, of dat bestaande IT oplossingen te gemakkelijk op de processen geprojecteerd wordt. Dat heeft het 'voordeel' dat de IT oplossing heel goed past bij het resultaat van de analyses, maar het nadeel dat oplossingen achteraf niet tegen de procespraktijk bestand blijken te zijn.

Zo'n IT perspectief leidt tot een eenzijdige rationeel-logische blik met onvoldoende gevoel voor de uitwijkmogelijkheden die een proces soms nodig heeft, voor de 'rafelige randjes' van de praktijk. Ook kan er onvoldoende besef zijn voor het feit dat mensen in business processen uit veel meer bronnen informatie halen dan het IT systeem: ervaring en achtergrondinformatie, telefoontjes en besprekingen met collega's, informatie in de fysieke ruimte (allerlei codes en aanwijzingen op labels, markeringen op vloeren, wanden, kasten, documenten). Bij analyse moet de business en het proces centraal staan, het (toekomstige) IT systeem moet het bedrijfsbelang dienen en niet andersom. Ook bij aanpassing van processen aan de mogelijkheden van IT systemen moet steeds gecontroleerd worden wat er misschien aan verborgen functionaliteit in bestaande processen verloren gaat.

Praktisch geef ik invulling aan procesanalyses door twee basisvragen centraal te stellen: welke informatie heeft iemand (een systeem, machine) nodig om de taken binnen het proces uit te voeren, en welke informatie moet iemand (iets) produceren zodat anderen (systemen, machines) verderop in vervolgprocessen hun taken goed kunnen uitvoeren. Dit zijn vragen die informatie centraal stellen, en niet alleen naar IT kijken. Bij mijn analyses kan ik steunen op langdurige en brede ervaring binnen bedrijven. Verder heeft mijn onderzoek naar de werking van taal en informatie hierbij zeker meerwaarde.